診療予約システムは、患者さんがインターネットを通じて時間、場所関係なく予約を行えるようになる予約システムのことです。近年、クリニックや診療所において導入が進みつつあり、実際に導入を検討しているクリニックも多いでしょう。
しかし、導入にあたって不安な点としては、コストの問題です。導入には高額なコストが必要になるケースもあり、導入を躊躇しているクリニックも少なくありません。
そこで本記事では、診療予約システムの導入を検討しているクリニック向けに、診療予約システムの概要から、安く導入するための方法、おすすめのシステムの紹介をします。導入を検討されているクリニックは、ぜひ参考にしてください。
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診療予約システムとは
診療予約システムとは、Webサイト、LINE、アプリケーションなどのデジタルプラットフォームを利用して、診療の予約および管理を効率的に行えるシステムのことを指します。このシステムを導入することで、患者さんはインターネット環境が整っていれば、いつでも、どこからでも外来の予約が可能となります。
メリットについては後述しますが、診療予約システムを導入することで、これまで手動で行っていた予約手続きを全て自動化できます。クリニックと患者さんのどちらにもメリットがあるシステムになるため、幅広いクリニックで導入が進んでいます。
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診療予約システムをクリニックに導入するメリット
診療予約システムを導入することで、幅広いメリットがあります。下記では導入するメリットを紹介しているので、参考にしてください。
待合状況・待ち順番を把握できる
診療予約システムを導入することで、患者さんは自身の待ち時間や待ち順番をリアルタイムで確認することができます。これまでは受付スタッフに呼ばれるまで院内の待合室で待機する流れが一般的でしたが、診療予約システムがあれば待合室で待機し続ける必要もなくなります。
このように診療予約システムは、待合室での長時間の待ち時間が軽減されるので、患者さんのストレスも大幅に軽減できるメリットがあります。また、患者さんが待ち時間を有効的に使えるようになることで、クリニックの混雑も避けられるなど両者にとってのメリットがあるのです。
予約業務の手間を削減できる
診療予約システムを導入することで、クリニックのスタッフが手動で行っていた電話予約やスケジュール管理の手間が大幅に削減されます。
これまでのように予約受付において、常にスタッフが待機する必要がなくなります。全て自動で対応できるようになるため、スタッフは他の業務に集中できるようになります。
また、予約の確認や変更、キャンセルもシステム上で簡単に行えるため、業務効率が向上するメリットもあります。
特定の日に予約が集中することを避けられる
診療予約システムを導入することで、曜日や時間帯による患者数の偏りを調整することができます。
システム上で予約枠を適切に管理し、均等に予約を分散させることが可能なので、例えばある日はクリニックが混雑し、次の日は空いているなどの状況を避けることができます。
診療予約システムによってクリニックの混雑が緩和できるメリットがあるため、よりスムーズな診療が行えるようになるのです。
診療予約システムを安く導入できるIT導入補助金とは
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者等が生産性向上に役立つITツールを導入する際に、その経費の一部を補助してくれる制度のことです。
IT導入補助金では「中小企業・小規模事業者等が活用できる」と記載されていますが、医療機関においても診療予約システム等は対象のITツールとなりますので、問題なく活用できます。
下記の見出しではIT導入補助金について簡単に説明していますので、補助金の活用をして診療予約システムの導入を検討されているクリニックは、ぜひ参考にしてください。
IT導入補助金の対象者
IT導入補助金をクリニックで活用する場合、資本金３億円以下、従業員数が300人以下であれば申請可能です。
また、各申請枠によって申請する際に必要な要件等も異なりますので、事前に公募要領は確認しておくようにしましょう。
対象ツール
IT導入補助金の対象ツールの例としては、下記のリストに記載しているので参考にしてください。
【対象ツールの例】
・顧客管理システム
・営業支援システム
・業務効率化ツール
・生産管理等
上記が一般的にIT導入補助金で対象となるツールです。
また、上記以外にも幅広いツールが対象となっており、特に特定の業種で活用するITツールについても補助対象となります。
具体的には電子カルテや診療予約システムについては、業務の効率化につながるシステムとなりますので、こちらについても補助対象となっています。
補助額と補助率
診療予約システムや電子カルテをクリニックで導入する場合、IT導入補助金を活用した方が良いと言われますが、その理由としてはIT導入補助金の補助額と補助率にあります。
IT導入補助金は、通常枠においては最大450万円までの補助を受けられます。そして、補助率は2分の1であるため、例えば100万円の診療予約システムを導入した場合は、その半額となる50万円が実費となります。
大幅にコストの負担を抑えられる補助金であることから、中小企業のみならず、医療機関でも積極的に活用されている補助金です。
締め切りはいつまで？
2024年に活用できるIT導入補助金は、現在5次締切分までが終了しており、現在は6次締切分への申請が可能です。締切日は2024年8月23日17:00までとなっているため、IT導入補助金の活用を検討されているクリニックは、できる限り早めの準備を進めましょう。
万が一申請が間に合わなかった場合は次回の公募受付が開始されたら申請をしましょう。
おすすめの診療予約システム3選
IT導入補助金は診療予約システムにも活用することができ、導入にかかるコストを大幅に抑えられます。実際に導入を検討しているクリニックも多くなっていますが、診療予約システムについては種類も多く、何を導入すべきか迷っている方も多いでしょう。
そこでこの見出しでは、特におすすめの診療予約システムを3つ紹介していますので、選び方で悩まれている方は参考にしてください。
アポクル予約（予約特化型）
公式サイト：https://apokul.jp/
アポクル予約は、クリニック専用の診療予約システムです。予約特化型となっており、Webサイト、LINE、専用アプリを通じて患者さんがいつでも診療予約を行えるようになります。
特徴としては、リアルタイムで予約状況を確認できることです。いつでも予約の状況を確認できるので、患者さんの待ち時間を短縮できることや、スタッフも受付に常駐する必要がなくなるため、負担を軽減できるなど幅広いメリットがあります。
また、操作性においても直感的に使えることがユーザーから好評であり、複雑な操作は必要ありません。シンプルでわかりやすい診療予約システムを目指して設計されているので、これからデジタル化を進めていきたいと考えているクリニックにおいてもスムーズな導入、定着が可能になるでしょう。
その他にも、低コストで導入がしやすい点もおすすめの理由の一つです。診療予約システムのみであれば月額20,000円で利用ができ、初期費用等も必要ありません。シンプルな価格設定で導入がしやすいので、できる限りコストを抑えて導入したいと考えているクリニックにもおすすめです。
CLINICS（電子カルテ一体型）
公式サイト：https://clinics-cloud.com/karte
CLINICSは、診療予約のみならず、電子カルテも一体型となったシステムです。CLINICSを導入すれば、電子カルテから診療予約、レセプトなどが全て一つにまとまっているので、別々でシステムを導入する必要がありません。
特に紙の予約やカルテからの脱却を目指し、デジタル化に移行したいと考えているクリニックは、CLINICSを導入することでスムーズにデジタル化へと移行できます。
CLINICSは他のシステムを導入する必要がない点が最も魅力的な部分ですが、その他にも患者さんとのコミュニケーションを強化するためのツールも備えられています。具体的にはメッセージ機能を活用して診療前後のフォローアップや健康管理に関するアドバイスなども送信できます。ただ単に診療予約ができるだけではないため、患者さんからの満足度や信頼度向上にもつなげられます。
また、導入や運用サポートも充実しています。初めて導入される方でもスムーズに活用できるよう、導入時の設定やスタッフのトレーニング、運用サポートまで専任のスタッフが対応してくれます。サポートが充実していると、初めて導入するクリニックでも安心できるので、デジタル化への移行をできる限りスムーズに行いたいと考えているクリニックは、CLINICSの選択もおすすめです。
ドクターキューブ（電子カルテ連携可能）
公式サイト：https://jtc.doctorqube.com/
ドクターキューブは、電子カルテとの連携も可能なクリニック向け診療予約システムです。
クリニックのニーズに合わせて運用方法を提供できるのが特徴となっており、電子カルテとの連携はもちろん、院内表示ディスプレイを好みに合わせてフルカスタマイズすることが可能です。
オリジナルに対応している診療予約システムとなっているため、とことんデザインや使い心地にこだわりたいと思われているクリニックにおすすめです。
ドクターキューブは、オーダーメイドにも対応していることから、幅広いクリニックから導入されています。これまでの実績は既に5,000件以上の導入実績がありますので、多くのクリニックから導入されている診療予約システムを選びたいと考えている方は、ドクターキューブの選択もおすすめです。
まとめ
今回は、クリニック向けの診療予約システムを紹介しました。大きく分け3つのシステムを紹介しましたが、その他にも幅広いシステムがありますので、導入を検討されているクリニックは、紹介した製品も参考にしながら自院にとって最適な診療クリニックを選んでください。
また、IT導入補助金を活用することで診療予約システムの導入にかかるコストを抑えられます。最大半額で導入できますので、コストを抑えて導入したいと考えているクリニックは、IT導入補助金の活用も検討してください。
弊社では、補助金を活用した診療予約システムの導入支援を行っています。申請にかかる複雑な手続きをサポートさせていただきますので、これまでに補助金を活用したことがないクリニック様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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また、初回相談は無料となっています。「補助金の対象になるの？」「どのツールが合ってるの？」など、電子カルテや補助金に関するお悩みやご相談のある方はお気軽にお問い合わせください。
